J’ai monté une TPE qui après 2ans d’existence fonctionne bien.
Ma problèmatique actuelle est de pouvoir numériser et donc archiver électroniquement mes contrats qui jusqu’a maintenant etait stocké de facon papier.
Le pbl est que ca commence a prendre de la place et a etre fastidieux a rechercher.
Connaissez vous une solution (gratuite si possible, TPE inside…) qui pourrait répondre à cette problèmatique?
J’ai aujourd’hui la possibilité de scanner des documents et de me les envoyer directement sur le pc choisi via mon imprimante.
Donc si j’ai bien compris, tu as ce qu’il faut pour scanner (une imprimante mutlifonction je présume) ce qu’il faut en logiciel pour scanner mais il te faut un logiciel pour ranger ce que tu scannes (et qui doit donc être au format JPEG par exemple je pense ?)
1 - Vous utilisez Adobe Pdf Professionnel qui vous permettra de taguer vos documents, d’y intégré notes, commentaires, formes simples…
2 - Vous rangez vos documents dans des dossiers et utilisez des logiciels comme Copernic Desktop search qui vous permettra de classer, indexer et retrouver rapidement vos documents…
Alors déjà je vois une chose qui m’a paru sur le moment évident mais qui peut ne pas l’être pour tout le monde… Si vous faites des contrats je pense qu’il s’agit de contrats synallagmatiques où votre signature figure à côté de celle de votre ou vos clients sur autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties. Il faut être extremement vigilent sur ce point : une copie du seul exemplaire original qui serait conservée chez l’un ou chez l’autre ne vaut rien juridiquement, ca n’a aucunement la valeur d’un écrit et ce n’est juste qu’un ‘commencement de preuve par écrit’ qui se démonte par exemple par un simple témoignage même s’il est bidon…
Tout cela pour dire que vos contrats, vous devrez quand même les conserver “physiquement” donc la numérisation ne résoudra qu’un problème de rapidité de recherche et pas de place ou de rangement à faire… Et je pense que vous écrivez pas vos contrats à la machine a écrire donc il doit bien y avoir des fichiers word non ?
Ceci étant dit, il peut juste suffir de donner des noms rationnalisés en adoptant une méthode de nommage… Pour prendre l’exemple de tous les cours que j’ai numérisé cette année :
1 - Mettre TOUS les documents dans le même dossier afin de rendre impossible tout doublon et d’avoir un apercu global des tailles en jeu, de pouvoir gérer simplement les sauvegardes, …
2 - Réfléchir à un système de nommage ou il y a le plus d’informations possibles en un minimum de place… Exemple pour un de mes cours : UFR-SJEPG-Histoire Politique-16092007-CM03-1sur3. Juste avec un simple nom de fichier je connais la matière, la date du cours, le numéro du cours, le nombre de page et la page en cours…